Yhdistystoiminta poikkeusoloissa ja tulevaisuudessa

ryhmä ihmisiä luovassa toimistossa

Päivitetty 5.5.2020, lisätty poikkeamislain mahdollisuudet yhdistyksen kokouksen järjestämiseen

Toimimme muuttuvassa maailmassa, missä poikkeuksellinen tilanne on pakottanut meidät tekemään ison digiloikan. Opimme valtavasti uutta erilaisin kokeiluin, joita ei normaalioloissa olisi ollut tarvetta kokeilla. Tilanne tulee todennäköisesti hyödyttämään tulevaisuuttamme monella tapaa ja laajentamaan monen yhdistyksen ja järjestöjen toimintakenttää. Toiminnassa on kuitenkin muistettava yhdistysdemokratia ja jäsenten yhdenvertaisuus unohtamatta lakeja, asetuksia ja sääntöjä.

Yhdistysdemokratia muistettava yhdistysten hyödyntäessä etäyhteyksiä

Nykyisessä tilanteessa, kuten muulloinkin, on tärkeää huomioida jäsenten tasa-arvoiset osallistumismahdollisuudet ja lainsäädäntö sekä yhdistyksen säännöt. Poikkeustila ei anna oikeutta toimia sokeasti sääntöjen vastaisesti. Erityisesti nyt, kun lähikohtaamisia on rajoitettu, pitää korostaa demokraattisia osallistumismahdollisuuksia ja huomioida jokaisen valmiudet ja välineet osallistua. Digiavustajan käyttö on mahdollista ja lisää yhdenvertaisuutta.

Yhdistyslain mukaan yhdistyksen kokouksella tulee olla aina paikka ja aika

Kokousta ei siis lähtökohtaisesti voi siirtää kokonaan etäkokoukseksi, vaan kokoukseen osallistuminen etäyhteydellä on aina vaihtoehtoinen. Harvoilla yhdistyksillä on sellainen tilanne, että kaikilla jäsenillä olisi riittävät valmiudet, yhteydet ja välineet osallistua etäkokoukseen. Kaikilla jäsenillä tulisi siis olla mahdollisuus osallistua kokoukseen kokouspaikalla.

Poikkeusoloissa käytännössä voidaan sopia kokoukselle aika ja paikka mutta sovitaan, että osallistuminen toteutetaan etäyhteyksillä turvallisuuteen vedoten.

Yhdistyslaki antaa mahdollisuuden osallistua yhdistyksen kokoukseen myös tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla. Yhdistyksen säännöissä tulee tällöin olla määrätty asiasta. Mikäli säännöissä ei ole määrätty asiasta, ei yhdistys voi hyödyntää etäosallistumismahdollisuutta yhdistyksen kokouksessa. Huom. poikkeamislain nojalla 1.5.-30.9. aikana yhdistyksen hallitus voi sallia etäosallistumisen, vaikkei sitä olisi erikseen yhdistyksen säännöissä mainittu.

Kokoukselle hyväksyttävä äänestys- ja vaalijärjestys

Jos yhdistyksen säännöt mahdollistavat yhdistyksen kokoukseen osallistumisen tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla, tulee yhdistyksen hyväksyä äänestys- ja vaalijärjestys, johon on sisällytettävä tarvittavat tiedot, miten kokouksessa toimitaan (yhdistyslakia ja yhdistyksen sääntöjä tarkentavat määräykset). Lisäksi etäosallistumisesta on mainitava kokouskutsussa. Kokouskutsussa on lisäksi mainittava, mikäli etäosallistuminen rajoittaa jäsenten puheoikeutta.

 

Äänestys- ja vaalijärjestys

Sisällyttäkää mm. näitä asioita äänestys- ja vaalijärjestykseen:

  • Puhe- ja läsnäolo-oikeus on jokaisella jäsenellä ja kunniajäsenellä sääntöjen mukaisesti. Äänestysoikeus on sääntöjen mukaan XX henkilöillä. Voidaan myös mainita, että vain paikalla olevat voivat osallistua äänestykseen. Osallistumisoikeus ja äänestenlaskennan oikeellisuus on voitava selvittää tavallisessa yhdistyksen kokouksessa noudatettaviin menettelyihin verrattavalla tavalla, jos hyödynnetään etäyhteyksiä.
  • Määritellään, miten kokouksessa voidaan pyytää puheenvuoro tai tehdä ehdotuksia: esim. kirjoittamalla chattiin puheenvuoropyyntö, käsipystyyn-ominaisuudella tai avaamalla mikrofoni ja ilmaisemalla puheenvuoropyyntö. Tarvittaessa voidaan tehdä sähköinen puheenvuoropyyntölomake, missä on tarkemmin määritelty puheenvuoron aihe, sisältö ja asiakohta.
  • Miten asiat käsitellään? Esim. kussakin kohdassa esitellään ensin asiasisältö, jonka jälkeen käydään keskustelu käsiteltävästä asiasta. Keskustelun aikana voidaan esittää kysymyksiä tai muutosesityksiä. Keskustelun jälkeen puheenjohtaja tekee ehdotuksen asiakohdan käsittelystä ja lopulta päättää asiakohdan.
  • Äänestysmenettely: Puheenjohtaja avaa keskustelun, jonka aikana tehdään ehdotukset. Puheenjohtaja esittää ehdotukset ja toteaa kannatetut asiat ja tekee äänestysesityksen ennen äänestystä. Asiat voidaan ratkaista kädennosto-ominaisuudella tai kertomalla oma kanta jokainen vuorollaan (nimenhuutoäänestys) yksinkertaisella äänten enemmistöllä (äänestystapa tulee päättää kokouksen alussa). Tasatilanteessa, ratkaisee se mielipide, johon kokouksen puheenjohtaja on yhtynyt.
  • Vaalimenettely: enemmistövaalit voidaan suorittaa avoimesti tai vaadittaessa suljetuin lipuin. Puheenjohtaja avaa keskustelun, jonka aikana voidaan tehdä ehdotukset. Puheenjohtaja päättää keskustelun toteaa ehdokkaat ja käy läpi äänivaltaiset kokouksen osallistujat. Avoimessa enemmistövaalissa jokainen äänivaltainen jäsen antaa äänensä ehdokkaalle/-ille vuorollaan. Suljetussa äänestyksessä voidaan käyttää äänestyssovelluksia, kuten OpaVote, eVaalit tai Easypoll. Pienissä yhdistyksissä voisi esim. käyttää verkkolomaketta, mikä jaetaan linkillä vain kokouksen äänivaltaisille edustajille (haasteena suljetussa äänestyksessä on äänestäjän tunnistautuminen). Äänestystuloksen lukee ääntenlaskijat. Huomioitava myös, milloin äänet hylätään tai milloin on esim. äänestänyt tyhjää.

Äänestys- tai vaalit voidaan toteuttaa myös etukäteen postilla, jolloin ehdokkaat tulee olla etukäteen tiedossa ja äänestys- ja vaalijärjestys määrätty.

Vuosikokousten järjestäminen poikkeustilanteessa

Keinoja yhdistyksen kokouksen järjestämiseen poikkeustilassa on erilaisia mutta esimerkiksi Soste suosittelee yhdistyksen kokousten siirtämistä huolimatta säännöistä, jos sen pitämisen arvioidaan aiheuttavan terveydelle vaaraa. Lue myös, miten Oikeusministeri on ohjeistanut toimimaan poikkeustilanteessa.

Jäsenet voivat yksimielisinä päättää yhdistyksen kokoukselle kuuluvasta asiasta ilman kokouksia. Päätös on tehtävä kirjallisesti, päivättävä ja kunkin yhdistyksen jäsenen on allekirjoitettava se. (YhdL 17.4. §)

Eduskunta on hyväksynyt 30.4.2020 poikkeamislain, jonka mukaan yhdistysten kokous voidaan myöhentää niin, että se pidetään sääntöjen estämättä syyskuun loppuun mennessä (30.9.2020). Lisäksi yhdistyksen hallitus voi myös sallia jäsenille etäosallistumisen, vaikka niiden säännöissä etäosallistuminen olisi erikseen kielletty tai sitä ei olisi sallittu ja vaikka yhdistys ei ole hyväksynyt tätä varten äänestys- ja vaalijärjestystä.

Poikkeamislaki mahdollistaa myös, että yhdistyslaista ja säännöistä poiketen hallituksen päätöksellä voidaan sallia, että asiamies edustaa yhtä tai useampaa jäsentä yhdistyksen kokouksessa. Yhdistyksen kokouksessa järjestettävässä äänestyksessä saman asiamiehen edustamien jäsenten yhteenlaskettu äänimäärä on enintään kymmenesosa kokouksessa edustettujen jäsenten yhteenlasketusta äänimäärästä. 

Yhdistyksen hallitus voi päättää poikkeamislain nojalla, että syyskuun 2020 loppuun mennessä järjestettävään yhdistyksen kokoukseen osallistumisen edellytyksenä on ilmoittautuminen yhdistyksen kokoukseen viimeistään tiettynä päivänä, joka voi olla aikaisintaan viikkoa ennen kokousta. Tällöin kokouskutsuaika lasketaan viimeisestä ilmoittautumispäivästä. 

Tilinpäätös ja toimintakertomus on kuitenkin laadittava viimeistään kesäkuun loppuun mennessä, mikäli tilikausi on päättynyt aikaisintaan 30.10.2019 ja viimeistään 29.2.2020.

Väliaikainen sääntely on voimassa 1.5.-30.9.2020. Lue lisää poikkeamislaista täältä.

Mikäli yhdistyksen kokous on päätetty siirtää/ perua, tulee uusi kokous kutsua sääntöjen mukaisesti. Kevään yhdistyksen kokouksen asiat voidaan myös siirtää käsiteltäväksi syyskokouksessa.

Katso lisää Sosten ja Siviksen tallenteesta (Patrik Metsälahti, Soste) yhdistyksen kokouksen järjestämisestä poikkeusoloissa.

Yhdistyksen hallituksen kokous voidaan järjestää perinteisenä kokouksena, etäkokouksena tai vaikkapa sähköpostikokouksena.

Yhdistyksen toimintaa kannustetaan toteuttamaan nyt digitaalisin apuvälinein. Tällöinkin on tärkeää huomioida, että mahdollisuuksien mukaan kaikki halukkaat pääsevät osallistumaan. Kokeiluiden avulla voidaan löytää uusia toimivia tapoja toteuttaa yhdistyksen toimitaa. Ja vaikka ensimmäisellä kerralla jokin ei onnistuisi, kannattaa käydä läpi, mikä ei toiminut ja muuttaa toimintaa seuraavalla kerralla.

 

 

ryhmä ihmisiä luovassa toimistossa

Sovelluksia videotapaamisiin

Monet sovellustoimittajat tarjoavat ns. nonprofit-lisenssejä organisaatioille tai ilmaisia kokeiluversioita (vaatii usein nonprofit-statuksen hakemisen ja/tai kirjautumisen). Yhdistykset ovat poikkeuksellisessa tilanteessa ja monet joutuvat etsimään erilaisia vaihtoehtoja tapaamisten ja tilaisuuksien järjestämiseen. Alle on koottu lyhyt yhteenveto sovelluksista, joita hyödyntämällä yhdistys voi uudella tavalla toteuttaa toimintaansa.

ZOOM

Zoomilla (yksi suosituimmista videosovelluksista tällä hetkellä) on saatavilla ilmainen versio. Kahdenkeskeiset kokoukset on mahdollisia järjestää ilman rajoituksia mutta ryhmäkokoukset (3 tai useampi osallistuja) on rajoitettu 40 min kokouksiin kerralla. Lue lisää täältä ja ota käyttöön.

TEAMS ja SKYPE

Microsoft tarjoaa O365 nonprofit-lisenssiä yhdistyksille ja järjestöille (sisältää Teamsin). O365 käyttöönotto vaatii organisaatiolle nonprofit-statuksen hakemista. Teams on yksi tämän hetken yleisimmistä videosovelluksista ja se mahdollistaa myös isomman osallistujajoukon kerralla ilman istunnon aikarajoitusta. Yksityiseen käyttöön Microsoft tarjoaa Skypea.

GOOGLE MEET

Google tarjoaa G suite nonprofit-lisenssiä järjestöille (G suite Basic). G suite Basic sisältää mm.Meet videokokoussovelluksen. G-suiten käyttöönotto vaati organisaatiolle nonprofit-statuksen hakemista. Google Meet mahdollistaa myös isomman osallistujajoukon osallistumisen ilman aikarajoitusta. Google Hangouts on ns. kuluttajaversio ja tarjotaan kaikille gmail-käyttäjille. Hangouts mahdollistaa 25 osallistujan videotapaamisen.

Adobe Connect

Adobe tarjoaa etäkokoustyökalun 90 päivän maksuttoman  kokeilujakson. Kokeilulisenssi rajoittaa osallistujien määrän 25 henkeen.

WHATSAPP

WA:lla voi myös soittaa videopuheluita, kun kaikilla puheluun osallistuvilla on WA käytössä ja Wi-fi- tai mobiilidatayhteys. Puheluun osallistuvien tulee olla tallennettu yhteystietoihisi. WA videopuhelu mahdollistaa 4 osallistujaa kerralla. Lue lisää täältä (osin englanniksi).

Erilaisia videoneuvottelusovelluksia yllä mainittujen lisäksi on muitakin, kuten avoimen koodin Jitsi meet. Niihin kannattaa tutustua ja kokeilla, mikä on mielestään sopivin.

Hyödyntäkää yhteisötyövälineitä

Ottakaa verkkotyöpajojen ja etätapaamistenne avuksi käyttöön erilaisia vuorovaikutusta lisääviä sovelluksia. Miettikää ennen käyttöönottoa, miten haluatte osallistujat mukaan työskentelyyn ja millaisista sovellusista voisi olla hyötyä.

Google ja Microsoft tarjovat monia erilaisia työkaluja kuten virtuaaliset valkotaulut (Google Jamboard ja Microsoft Whiteboard), esitystyökalut (Google Slide ja PowerPoint) ja pilvitallenustilaa (Google Drive ja Microsoft Onedrive).

Tutustukaa myös näihin:

Trello – projektihallintyökalu

Padlet – yhteisötyökalu

Mentimeter – vuorovaikutteinen esitystyökalu

Prezi – esitystyökalu

Kahoot – pelillinen oppimisympäristö

Techsoup tarjoaa eri sovellustoimittajien tuotteita non-profit organisaatioille.

Tietosuojasta huolehdittava

Toiminnan siirtyessä verkkoon ja digitaaliseksi, on tärkeää muistaa myös tietosuoja. Varmistakaa sovelluksia käytettäessä, että tietosuoja toteutuu.

 

Valtteri Tervala

Kysy lisää!

Valtteri Tervala

Järjestötoiminnan asiantuntija / Consultant for NGO and development

+358 44 755 1374

valtteri.tervala@vanhempainliitto.fi

 

Jaa artikkeli