Yhdistystoiminta poikkeusoloissa ja tulevaisuudessa

ryhmä ihmisiä luovassa toimistossa

Päivitetty 22.2.2021, täydennetty 3.10.2020 voimaan tulleen poikkeamislain mahdollisuudet yhdistyksen kokouksen järjestämiseen

Toimimme muuttuvassa maailmassa, missä poikkeuksellinen tilanne on pakottanut meidät tekemään ison digiloikan. Opimme valtavasti uutta erilaisin kokeiluin, joita ei normaalioloissa olisi ollut tarvetta kokeilla. Tilanne tulee todennäköisesti hyödyttämään tulevaisuuttamme monella tapaa ja laajentamaan monen yhdistyksen ja järjestöjen toimintakenttää. Toiminnassa on kuitenkin muistettava yhdistysdemokratia ja jäsenten yhdenvertaisuus unohtamatta lakeja, asetuksia ja sääntöjä.

Yhdistysdemokratia muistettava yhdistysten hyödyntäessä etäyhteyksiä

Nykyisessä tilanteessa, kuten muulloinkin, on tärkeää huomioida jäsenten tasa-arvoiset osallistumismahdollisuudet ja lainsäädäntö sekä yhdistyksen säännöt. Poikkeustila ei anna oikeutta toimia sokeasti sääntöjen vastaisesti. Erityisesti nyt, kun lähikohtaamisia on rajoitettu, pitää korostaa demokraattisia osallistumismahdollisuuksia ja huomioida jokaisen valmiudet ja välineet osallistua. Digiavustajan käyttö on mahdollista ja lisää yhdenvertaisuutta.

Yhdistyslain mukaan yhdistyksen kokouksella tulee olla aina paikka ja aika

Kokousta ei siis lähtökohtaisesti voi siirtää kokonaan etäkokoukseksi, vaan kokoukseen osallistuminen etäyhteydellä on aina vaihtoehtoinen. Harvoilla yhdistyksillä on sellainen tilanne, että kaikilla jäsenillä olisi riittävät valmiudet, yhteydet ja välineet osallistua etäkokoukseen. Kaikilla jäsenillä tulisi siis olla mahdollisuus osallistua kokoukseen kokouspaikalla.

Poikkeusoloissa käytännössä voidaan sopia kokoukselle aika ja paikka mutta sovitaan, että osallistuminen toteutetaan etäyhteyksillä turvallisuuteen vedoten.

Yhdistyslaki antaa mahdollisuuden osallistua yhdistyksen kokoukseen myös tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla. Yhdistyksen säännöissä tulee tällöin olla määrätty asiasta. Mikäli säännöissä ei ole määrätty asiasta, ei yhdistys voi hyödyntää etäosallistumismahdollisuutta yhdistyksen kokouksessa. Huom. poikkeamislain nojalla yhdistyksen hallitus voi sallia etäosallistumisen, vaikkei sitä olisi erikseen yhdistyksen säännöissä mainittu.

Kokoukselle hyväksyttävä äänestys- ja vaalijärjestys

Jos yhdistyksen säännöt mahdollistavat yhdistyksen kokoukseen osallistumisen tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla, tulee yhdistyksen hyväksyä äänestys- ja vaalijärjestys, johon on sisällytettävä tarvittavat tiedot, miten kokouksessa toimitaan (yhdistyslakia ja yhdistyksen sääntöjä tarkentavat määräykset). Lisäksi etäosallistumisesta on mainitava kokouskutsussa. Kokouskutsussa on lisäksi mainittava, mikäli etäosallistuminen rajoittaa jäsenten puheoikeutta.

 

Äänestys- ja vaalijärjestys

Sisällyttäkää mm. näitä asioita äänestys- ja vaalijärjestykseen:

  • Puhe- ja läsnäolo-oikeus on jokaisella jäsenellä ja kunniajäsenellä sääntöjen mukaisesti. Äänestysoikeus on sääntöjen mukaan XX henkilöillä. Voidaan myös mainita, että vain paikalla olevat voivat osallistua äänestykseen. Osallistumisoikeus ja äänestenlaskennan oikeellisuus on voitava selvittää tavallisessa yhdistyksen kokouksessa noudatettaviin menettelyihin verrattavalla tavalla, jos hyödynnetään etäyhteyksiä.
  • Määritellään, miten kokouksessa voidaan pyytää puheenvuoro tai tehdä ehdotuksia: esim. kirjoittamalla chattiin puheenvuoropyyntö, käsipystyyn-ominaisuudella tai avaamalla mikrofoni ja ilmaisemalla puheenvuoropyyntö. Tarvittaessa voidaan tehdä sähköinen puheenvuoropyyntölomake, missä on tarkemmin määritelty puheenvuoron aihe, sisältö ja asiakohta.
  • Miten asiat käsitellään? Esim. kussakin kohdassa esitellään ensin asiasisältö, jonka jälkeen käydään keskustelu käsiteltävästä asiasta. Keskustelun aikana voidaan esittää kysymyksiä tai muutosesityksiä. Keskustelun jälkeen puheenjohtaja tekee ehdotuksen asiakohdan käsittelystä ja lopulta päättää asiakohdan.
  • Äänestysmenettely: Puheenjohtaja avaa keskustelun, jonka aikana tehdään ehdotukset. Puheenjohtaja esittää ehdotukset ja toteaa kannatetut asiat ja tekee äänestysesityksen ennen äänestystä. Asiat voidaan ratkaista kädennosto-ominaisuudella tai kertomalla oma kanta jokainen vuorollaan (nimenhuutoäänestys) yksinkertaisella äänten enemmistöllä (äänestystapa tulee päättää kokouksen alussa). Tasatilanteessa, ratkaisee se mielipide, johon kokouksen puheenjohtaja on yhtynyt.
  • Vaalimenettely: enemmistövaalit voidaan suorittaa avoimesti tai vaadittaessa suljetuin lipuin. Puheenjohtaja avaa keskustelun, jonka aikana voidaan tehdä ehdotukset. Puheenjohtaja päättää keskustelun toteaa ehdokkaat ja käy läpi äänivaltaiset kokouksen osallistujat. Avoimessa enemmistövaalissa jokainen äänivaltainen jäsen antaa äänensä ehdokkaalle/-ille vuorollaan. Suljetussa äänestyksessä voidaan käyttää äänestyssovelluksia, kuten OpaVote, eVaalit tai Easypoll. Pienissä yhdistyksissä voisi esim. käyttää verkkolomaketta, mikä jaetaan linkillä vain kokouksen äänivaltaisille edustajille (haasteena suljetussa äänestyksessä on äänestäjän tunnistautuminen). Äänestystuloksen lukee ääntenlaskijat. Huomioitava myös, milloin äänet hylätään tai milloin on esim. äänestänyt tyhjää.

Äänestys- tai vaalit voidaan toteuttaa myös etukäteen postilla, jolloin ehdokkaat tulee olla etukäteen tiedossa ja äänestys- ja vaalijärjestys määrätty.

Yhdistyksen kokouksen järjestäminen poikkeustilanteessa

Laki väliaikaisesta poikkeamisesta osakeyhtiölaista, osuuskuntalaista, yhdistyslaista ja eräistä muista yhteisölaeista covid-19-epidemian leviämisen rajoittamiseksi on tullut voimaan 3.10.2020. Tämä uusi poikkeamislaki on voimassa 30.6.2021 saakka.

Tämä yhdistyksiä koskeva poikkeamislaki on muuten vastaava kuin aiempikin poikkeamislaki, mutta uuteen lakiin ei tullut hallituksen esityksen 117/2020 mukaisesti enää mahdollisuutta poiketa kokousten pitämisen määräajoista, koska kokoukset voidaan järjestää alkuperäisten aikataulujen mukaan esim. etäkokouksina ja asiamiehiä käyttämällä. Yhdistyksiä koskevaan poikkeamislakiin voi tutustua tarkemmin täällä.

Väliaikainen poikkeamislaki mahdollistaa seuraavat asiat:

  • Yhdistyksen hallituksen päätöksellä etäosallistuminen yhdistyksen kokoukseen on mahdollista, vaikka etäosallistumismahdollisuutta ei ole mainittu säännöissä ja vaikka yhdistys ei ole hyväksynyt etäosallistumista sääntelevää äänestys- ja vaalijärjestystä. Etäosallistuminen voidaan toteuttaa postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla.
  • Yhdistyksen hallituksen päätöksellä sääntöjen estämättä asiamies voi edustaa yhtä tai useampaa jäsentä yhdistyksen kokouksessa. Myös valtuutettu saa valtuuttaa toisen valtuutetun käyttämään oikeuttaan yhdistyksen valtuutettujen kokouksessa. Saman asiamiehen edustamien jäsenten tai valtuutettujen yhteenlaskettu äänimäärä saa olla enintään kymmenesosa kokouksessa edustettujen jäsenten tai valtuutettujen yhteenlasketusta äänimäärästä.
  • Yhdistyksen hallitus voi päättää, että kesäkuun 2021 loppuun mennessä järjestettävään yhdistyksen kokoukseen osallistumisen edellytyksenä on ilmoittautuminen yhdistyksen kokoukseen viimeistään tiettynä päivänä, joka voi olla aikaisintaan viikko ennen kokousta. Tällöin kokouskutsuaika lasketaan viimeisestä ilmoittautumispäivästä.

Etäkokous ja sähköinen äänestys

Opintokeskus Sivis on koonnut kattavan tietopaketin etäkouksien valmistelusta, työvälineistä sekä sähköisen äänestämisen mahdollistavista järjestelmistä. 

 

 

ryhmä ihmisiä luovassa toimistossa

Sovelluksia videotapaamisiin

Monet sovellustoimittajat tarjoavat ns. nonprofit-lisenssejä organisaatioille tai ilmaisia kokeiluversioita (vaatii usein nonprofit-statuksen hakemisen ja/tai kirjautumisen). Yhdistykset ovat poikkeuksellisessa tilanteessa ja monet joutuvat etsimään erilaisia vaihtoehtoja tapaamisten ja tilaisuuksien järjestämiseen. Alle on koottu lyhyt yhteenveto sovelluksista, joita hyödyntämällä yhdistys voi uudella tavalla toteuttaa toimintaansa.

ZOOM

Zoomilla (yksi suosituimmista videosovelluksista tällä hetkellä) on saatavilla ilmainen versio. Kahdenkeskeiset kokoukset on mahdollisia järjestää ilman rajoituksia mutta ryhmäkokoukset (3 tai useampi osallistuja) on rajoitettu 40 min kokouksiin kerralla. Lue lisää täältä ja ota käyttöön.

TEAMS ja SKYPE

Microsoft tarjoaa O365 nonprofit-lisenssiä yhdistyksille ja järjestöille (sisältää Teamsin). O365 käyttöönotto vaatii organisaatiolle nonprofit-statuksen hakemista. Teams on yksi tämän hetken yleisimmistä videosovelluksista ja se mahdollistaa myös isomman osallistujajoukon kerralla ilman istunnon aikarajoitusta. Yksityiseen käyttöön Microsoft tarjoaa Skypea.

GOOGLE MEET

Google tarjoaa G suite nonprofit-lisenssiä järjestöille (G suite Basic). G suite Basic sisältää mm.Meet videokokoussovelluksen. G-suiten käyttöönotto vaati organisaatiolle nonprofit-statuksen hakemista. Google Meet mahdollistaa myös isomman osallistujajoukon osallistumisen ilman aikarajoitusta. Google Hangouts on ns. kuluttajaversio ja tarjotaan kaikille gmail-käyttäjille. Hangouts mahdollistaa 25 osallistujan videotapaamisen.

WHATSAPP

WA:lla voi myös soittaa videopuheluita, kun kaikilla puheluun osallistuvilla on WA käytössä ja Wi-fi- tai mobiilidatayhteys. Puheluun osallistuvien tulee olla tallennettu yhteystietoihisi. WA videopuhelu mahdollistaa 8 osallistujaa kerralla. Lue lisää täältä (osin englanniksi).

Erilaisia videoneuvottelusovelluksia yllä mainittujen lisäksi on muitakin, kuten avoimen koodin Jitsi meet. Niihin kannattaa tutustua ja kokeilla, mikä on mielestään sopivin.

Hyödyntäkää yhteisötyövälineitä

Ottakaa verkkotyöpajojen ja etätapaamistenne avuksi käyttöön erilaisia vuorovaikutusta lisääviä sovelluksia. Miettikää ennen käyttöönottoa, miten haluatte osallistujat mukaan työskentelyyn ja millaisista sovellusista voisi olla hyötyä.

Google ja Microsoft tarjovat monia erilaisia työkaluja kuten virtuaaliset valkotaulut (Google Jamboard ja Microsoft Whiteboard), esitystyökalut (Google Slide ja PowerPoint) ja pilvitallenustilaa (Google Drive ja Microsoft Onedrive).

Tutustukaa myös näihin:

Flinga – helppokäyttöinen yhteisöllisen tiedonrakentelun työkalu

Padlet – yhteisötyökalu

Mentimeter – vuorovaikutteinen esitystyökalu

Kahoot – pelillinen oppimisympäristö

Techsoup tarjoaa eri sovellustoimittajien tuotteita non-profit organisaatioille.

Trello – projektihallintyökalu

Tietosuojasta huolehdittava

Toiminnan siirtyessä verkkoon ja digitaaliseksi, on tärkeää muistaa myös tietosuoja. Varmistakaa sovelluksia käytettäessä, että tietosuoja toteutuu.

 

 

Jaa artikkeli