Henkilötietojen käsittely vanhempainyhdistyksissä

Vanhempainyhdistysten on hyvä kiinnittää huomiota yhdistyksen henkilötietojen käsittelyyn. Tärkeintä on ryhtyä toimiin, jotta voitte osoittaa lainsäädännön noudattamisen sekä kehittää samalla omaa toimintaanne. On tärkeää huomioida, että mm. yhdistyslaki (11§) velvoittaa yhdistyksiä pitämään jäsenluetteloa. Tälle sivulle on kerätty ohjeita vanhempainyhdistysten tietosuojan huomioimiseksi. Lisää tietoa tietosuojasta löydätte Tietosuojavaltuutetun sivuilta.

Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan mm. henkilötietojen keräämistä, käsittelyä, tallentamista, säilyttämistä, siirtämistä ja luovuttamista. Kaikki henkilötietoihin kohdistetut toimenpiteet ovat henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, jotka liittyvät tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön. Näitä ovat vanhempaintoiminnassa esim. nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite tai lapsen luokka-aste.

Vanhempainyhdistys on rekisterinpitäjä, joka määrittelee, mihin tarkoitukseen ja millä tavalla henkilötietoja käsitellään. Yhdistyksessä olevat henkilöt, jotka käsittelevät henkilötietoja, ovat henkilötietojen käsittelijöitä.

 

listicon-johdolle

Tietosuojaperiaatteet henkilötietojen käsittelyssä

Henkilötietoja on

  • käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi
  • käsiteltävä luottamuksellisesti ja turvallisesti
  • kerättävä ja käsiteltävä tiettyä, nimenomaista ja lainmukaista käyttötarkoitusta varten
  • kerättävä vain tarpeellinen määrä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen nähden.
  • päivitettävä aina tarvittaessa – epätarkat ja virheelliset tiedot on poistettava tai oikaistava viipymättä
  • säilytettävä muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojen käsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten.

Lähde: tietosuoja.fi

sisarukset ottaa selfieitä lumiukon kanssa

Tärkeintä on ryhtyä toimeen!

Vanhempainyhdistysten tulee pystyä osoittamaan, että se on hoitanut tietosuojavelvoitteensa. Tämän vuoksi yhdistysten on tärkeää suunnitella, kuvata ja dokumentoida, miten yhdistyksessä käsitellään henkilötietoja.

  • Selvittäkää, missä ja mitä henkilötietoja ja rekistereitä teillä on.
  • Kuvatkaa ja ohjeistakaa henkilötietojen käsittely ja käykää läpi ohjeet henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.
  • Varmistakaa henkilötietojen käsittelyn laillisuusperiaate (Vanhempainyhdistyksillä mm. yhdistyslain velvoite 11§).
  • Kerätkää vain tarvittavia tietoja.
  • Laatikaa yhdistyksen rekistereistä tietosuojaselosteet.
  • Arvioikaa riskit, suunnitelkaa turvallinen henkilötietojen käsittely ja varmistakaa tietoturva.
  • Huolehtikaa tietojen ajantasaisuudesta ja oikeellisuudesta.
  • Kertokaa rekisteröidyille tietosuojakäytännöistänne selkeästi ja ymmärrettävästi.
  • Käsitelkää tietoja huolellisesti.

Hyödyllisiä linkkejä tietosuojasta

poika ja hehkulamppu

Tietosuoja.fi

Arjentietosuoja.fi

Ohje Vanhempainyhdistyksille tietosuojan saattamiseksi ajan tasalle

Lue lisää vinkkejä (PDF)

Jäsenrekisterisovellus

Vanhempainliitto suosittelee jäsenrekisterin ylläpitämiseen Yhdistysavainta, mikä tarjoaa tietoturvallisen jäsenrekisterisovelluksen.

Tutustu Yhdistysavain-sovellukseen

Jaa artikkeli