Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Vanhempainliitto ry, Finlands Föräldraförbund rf Mariankatu 28 B 5, 00170 Helsinki

2. Yhteyshenkilö

Seija Suominen Mariankatu 28 B 5, 00170 Helsinki puh. 044 755 1370 toimisto@vanhempainliitto.fi

3. Rekisterin nimi

Suomen Vanhempainliiton jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito, kehittäminen ja tutkimustoiminta ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (Suomen Vanhempainliiton jäsenrekisteri). Käyttötarkoitus pitää sisällään tarkemmin:

  • jäsenviestintää (Mailchimp-jäsenkirjeet ja -viestit),
  • jäsenneuvontaa,
  • jäsenpalveluita,
  • kyselyitä

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä oikeutettuun etuun huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Suomen Vanhempainliiton jäsenyhdistysten yhteyshenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

  • Jäsenyhdistyksen nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
  • Päiväkodin, koulun tai oppilaitoksen (jonka yhteydessä yhdistys toimii) yhteystiedot.
  • Puheenjohtajan nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
  • Sihteerin nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
  • Yhteyshenkilön nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
  • Jäsensuhdetta koskevia tietoja kuten yhteydenotot, tapahtumat ja palautteet.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyiltään itseltään Suomen Vanhempainliiton verkkosivulla olevalla verkkolomakkeella, sähköpostilla tai puhelimella. Henkilötiedot ja jäsensuhdetta koskevat tiedot viedään Suomen Vanhempainliiton jäsenrekisteriin vain erikseen nimettyjen työntekijöiden toimesta.

7. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Suomen Vanhempainliiton jäsenrekisteriin, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtävien hoitamiseksi.

Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käsittelyä valvotaan muutoslokilla. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattuja.

8. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Suomen Vanhempainliitto käyttää jäsenviestien lähettämisessä MailChimpsähköpostipalvelua. MailChimp on yhdysvaltalainen yhtiö, jolloin henkilötietoja (vain sähköpostiosoite) siirtyy Euroopan Unionin ulkopuolelle. Mailchimp on sertifioinut toimintansa EU Privacy Shield Framework:n mukaisesti.

Suomen Vanhempainliitto ei luovuta tietoja ulkopuolisille pois lukien henkilötietolain mukainen toimeksiannon perusteella tapahtuva henkilötietojen käsittely esimerkiksi jäsenlehden postituksessa. Postituspalveluista ja postituksen hoitamisesta on laadittu kirjallinen sopimus.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset vaativat.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Suomen Vanhempainliiton kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit). Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Suomen Vanhempainliiton käsittelemät henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojensa poistamista;
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Suomen Vanhempainliiton oikeutettu etu;
  • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Suomen Vanhempainliitolle, Suomen Vanhempainliitto käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja – vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Suomen Vanhempainliitto voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Suomen Vanhempainliitto voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Seija Suomiselle osoitteeseen toimisto@vanhempainliitto.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Suomen Vanhempainliitto ry Seija Suominen Mariankatu 28 B 5, 00170 Helsinki

12. Muutokset tietosuojaselosteeseen ja päivittäminen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 23.5.2018.