Jäsen- ja sidoryhmärekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Vanhempainliitto ry, Finlands Föräldraförbund rf Mariankatu 28 B 5, 00170 Helsinki

2. Yhteyshenkilö

Seija Suominen Mariankatu 28 B 5, 00170 Helsinki puh. 044 755 1370 toimisto@vanhempainliitto.fi

3. Rekisterin nimi

Vanhempainliiton jäsen- ja sidosryhmärekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitus

Vanhempainliiton jäsenyhdistysten yhteyshenkilöiden henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, jäsenyyden ylläpito ja kehittäminen sekä tutkimustoiminta ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta. Käyttötarkoitus pitää sisällään tarkemmin mm. jäsenviestintää, jäsenneuvontaa, jäsenpalveluita ja kyselyitä.

Lisäksi käsittelyn tarkoituksena on Vanhempainliiton toimintaan kiinteästi liittyvien sidosryhmien informoiminen, palvelu ja muu yhteydenpito sekä Liiton oman toiminnan seuraaminen ja kehittäminen. Henkilötietoja voidaan käyttää hankkeiden toteuttamiseen, viestintään, vaikuttamistyöhön, koulutuksista ja tapahtumista viestimiseen sekä selvityksiin ja kyselyihin.

5. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Jäsenyhdistysten yhteyshenkilöiden henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä ja/tai rekisteröidyn suostumukseen sekä oikeutettuun etuun huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä.

Sidosryhmien edustajilla on yhteys rekisterinpitäjään yhteistyötoiminnan vuoksi. Sidosryhmien henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen ja/tai oikeutettuun etuun.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Suomen Vanhempainliiton jäsenyhdistysten ja sidosryhmien yhteyshenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen ja yhteistyöhön liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

  • Jäsenyhdistyksen tai sidosryhmän nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
  • Päiväkodin, koulun tai oppilaitoksen (jonka yhteydessä yhdistys toimii) yhteystiedot.
  • Puheenjohtajan/ sihteerin/ hallituksen jäsenen/ muun luottamushenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
  • Sidosryhmän yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
  • Jäsensuhdetta tai sidosryhmää koskevia tietoja kuten yhteydenotot, tapahtumat ja palautteet.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyiltään itseltään Suomen Vanhempainliiton verkkosivulla olevalla verkkolomakkeella, sähköpostilla tai puhelimella.

Lisäksi tietojen lähteenä ja tietojen päivittämisessä käytetään sidosryhmien verkkosivuja sekä yritys – ja henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavia viranomaisia ja yrityksiä.

8. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Suomen Vanhempainliiton sähköiseen rekisteriin, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtävien hoitamiseksi.

Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla.

9. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Suomen Vanhempainliitto ei luovuta tietoja ulkopuolisille pois lukien henkilötietolain mukainen toimeksiannon perusteella tapahtuva henkilötietojen käsittely esimerkiksi jäsenlehden postituksessa. Postituspalveluista ja postituksen hoitamisesta on laadittu kirjallinen sopimus.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Tiedot poistetaan välittömästi, kun Vanhempainliitolla ei enää ole yhteyttä rekisteröityyn eikä tarvetta säilyttää henkilötietoja tai jos rekisteröity pyytää tietojen poistamista. Rekisterin ajantasaisuus tarkistetaan vähintään kerran vuodessa.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsy häntä itseään koskeviin tietoihin sekä oikeus pyytää tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa käsittelyä siltä osin, kuin tietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etu. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (jos käsittely suoritetaan automaattisesti).

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Suomen Vanhempainliitto voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Suomen Vanhempainliitto voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Seija Suomiselle osoitteeseen toimisto@vanhempainliitto.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Suomen Vanhempainliitto ry

Seija Suominen

Mariankatu 28 B 5, 00170 Helsinki

12. Muutokset tietosuojaselosteeseen ja päivittäminen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 4.5.2020.