Tapahtuma- ja koulutusrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Vanhempainliitto ry, Finlands Föräldraförbund rf

Mariankatu 28 B 5, 00170 Helsinki

(jäljempänä Vanhempainliitto)

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Seija Suominen

Mariankatu 28 B 5, 00170 Helsinki

puh. 044 755 1370

toimisto@vanhempainliitto.fi

3. Rekisterin nimi

Vanhempainliiton tapahtuma- ja koulutusrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mm. kerätä tietoa tapahtumaan tai koulutukseen osallistuvista henkilöistä, tarjota tarvittavaa tietoa tapahtumasta osallistujille, huolehtia ja turvata tapahtumajärjestelyt sekä välittää palautekysely osallistujille.

5. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on henkilöiden suostumus ja ilmoittautumisesta muodostuva oikeutettu etu huolehtia tapahtumien ja koulutusten järjestelyistä ja tapahtumaviestinnästä.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä käsittelee tapahtumailmoittautumisrekisterin yhteydessä tapahtumasta ja koulutuksesta riippuen mm. seuraavia henkilötietoja:

  • rekisteröidyn perustiedot kuten nimi ja kunta
  • rekisteröidyn yhteystiedot kuten postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • rekisteröidyn taustataho
  • erikoisruokavalio
  • rekisteröidyn taustatietoja kuten ammatti/ työtehtävä, työkokemus

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Saamme tietoja rekisteröidyltä itseltään sähköisten ilmoittautumislomakkeiden kautta tai sähköpostilla ja puhelimella.

8. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu tapahtumanhallinta rekisteriin, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtävien hoitamiseksi.

Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla.

9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille emmekä luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

10. Tietojen säilytysajat

Säilytämme henkilötietoja vähintään tapahtuman keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsy häntä itseään koskeviin tietoihin sekä oikeus pyytää tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa käsittelyä siltä osin, kuin tietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etu. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (jos käsittely suoritetaan automaattisesti).

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Suomen Vanhempainliitto voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Suomen Vanhempainliitto voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

12. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Seija Suomiselle osoitteeseen toimisto@vanhempainliitto.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Suomen Vanhempainliitto ry

Seija Suominen

Mariankatu 28 B 5, 00170 Helsinki

13. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Seloste on päivitetty 4.5.2020.