Vanhempainyhdistyksen hyvin hoidettu hallinto ja talous ovat toimivan yhdistyksen kivijalka. Yhdistyksen päätöksenteosta vastaa vuosikokous, jossa valitaan sääntöjen mukaisesti hallitus ja puheenjohtaja sekä muut säännöissä määrätyt toimihenkilöt.
Päätösvalta on jäsenillä
Päätösvalta yhdistyksessä kuuluu sen jäsenille.
Koulun tai päiväkodin jokaisella vanhemmalla pitää olla mahdollisuus liittyä yhdistyksen jäseneksi. Jäsenet käyttävät äänivaltaansa yhdistyksen kokouksessa tai erilaisissa äänestyksissä.
Äänioikeus on kaikilla jäsenillä, ellei äänestysoikeutta ole sääntöjen mukaan määräyksellä evätty. Tietyt asiat tulee käsitellä yleisessä kokouksessa, kuten sääntöjen muuttaminen, äänestys- ja vaalijärjestyksen muuttaminen, tilin -tai toiminnantarkastajan valinta, tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen ja yhdistyksen purkaminen.
Huomaa, että kaikkia vanhempia ei voi automaattisesti liittää yhdistyksen jäseniksi. Jäsenyys on vapaaehtoista. Yhdistykseen tulee kutsua jäsenet ja hallituksen tulee hyväksyä heidät jäseneksi kokouksessaan.
Hallitus
Yhdistyksen hallinnosta ja toiminnasta vastaa ja toimeenpanovaltaa käyttää yhdistyksen hallitus. Hallituksen järjestäytymiskokouksessa valitaan varapuheenjohtaja, sihteeri, rahastonhoitaja ja muut tarvittavat henkilöt. Hallitusta johtaa puheenjohtaja.
Yhdistyslain mukaan hallituksessa tulee olla vähintään kolmen jäsentä. Vanhempainliiton mallisäännöissä hallituksen koko voi vaihdella 4-12 henkilöön. Hallituksen jäsenen ei tarvitse olla yhdistyksen jäsen. Esimerkiksi kuntakohtaisissa vanhempainyhdistyksissä ei voida valita hallitukseen yhdistyksiä vaan sinne valitaan ns. luonnollinen henkilö eli ihminen.
Puheenjohtajalla on keskeinen rooli vanhempainyhdistyksen toimintakulttuurin rakentamisessa. Puheenjohtajan tulee olla 18 vuotta täyttänyt eikä hän saa olla holhouksen alainen.
Talous
Hyvään hallintoon kuuluu myös huolellinen, yhdistysten päätösten- ja sääntöjen mukainen taloudenhoitaminen. Yhdistyslain mukaan hallituksen jäsen on korvausvelvollinen vahingoissa, jonka hän toimiessaan tahallisesti tai tuottamuksellisesti aiheuttaa. Hallitus valitsee taloudenhoitajan ja tehtävää varten on hyvä laatia tehtävänkuvaus.
Usein pankkiasioissa tarvitaan pöytäkirjanote, jotta muutoksia asioinnissa voidaan tehdä.
Yhdistyksen talouteen liittyvät päätökset tulee kirjata hallituksen kokouksen pöytäkirjaan.
Yhdistyksen säännöt ohjaavat toimintaa taloudenkin näkökulmasta mutta on myös hyvä laatia talousohjesääntö yleisistä käytännöistä taloudenhoidossa. Huomioitavia seikkoja voivat olla mm. hankintaoikeudet ja tilityskäytännöt.
Yhdistyksen kokouksessa hyväksytään vuosittain talousarvio, tilinpäätös ja toiminnan tarkastuskertomus sekä päätetään vastuuvapauden myöntämisestä. Lisäksi kokouksessa valitaan toiminnantarkastajat.
Onnistunut kokous
