Yhteisiä tilaisuuksia voidaan järjestää esimerkiksi kasvokkaisina kokoontumisina oppilaitoksen tiloissa kotiväen illoissa, etäaamukahveina tai tietyn asian viestimiseen suunnattuina webinaareina.
Yhteisölliset tilaisuudet ovat ennen kaikkea tärkeää ennaltaehkäisevää työtä sekä oppilaitos- että ryhmätasolla. Myös haastavissa tilanteissa (rullaa sivua alaspäin) on tärkeää kutsua koolle koko ryhmän vanhemmat.
Kotiväen tapahtuman suunnittelu
- Sopikaa, ketkä vastaavat kotiväen tapahtuman suunnittelusta ja sen toteutuksesta.
- Päättäkää selkeä tavoite tapahtumalle. Yhdellä tapahtumalla ei voi olla liian montaa tavoitetta.
- Suunnitelkaa tapahtuman ohjelma, aikataulutus ja järjestelyt etukäteen.
- Miettikää, keitä on hyvä olla paikalla, jotta tapahtuma palvelee tavoitetta. Esimerkiksi kotiväen illoissa on yleensä hyvä olla mukana kaikkien ryhmien vastuuopettajat, opiskeluhuollon ja muun tukihenkilöstön henkilökunta sekä ammatillisella puolella YTO-opettaja/t. Mikäli oppilaitoksessa on muuta tukihenkilöstöä, kuten nuorisotyöntekijöitä, myös heidän ammattitaitoaan voi hyödyntää tapahtuman toteutuksessa.
- Nuoret kannattaa usein ottaa mukaan tapahtumaan ja sen suunnitteluun. Miettikää oppilaitoksessa ensin tapahtuman tavoite ja sopikaa sen jälkeen, onko nuorten hyvä olla mukana tai osallistua jopa suunnitteluun. Nuoria voi osallistaa myös tuomalla tapahtumaan nuorten terveisiä ja toiveita.
- Järjestäkää tapahtuman yhteyteen mahdollisuus keskustella opettajien kanssa kahden kesken, mikäli se on mahdollista.
- Muistakaa tarjoilut. Kotiväki tulee oppilaitokseen kylään.
- Viestikää tapahtumasta ajoissa vanhemmille ja oppilaitoksen henkilökunnalle.
- Valmistautukaa keräämään palautetta. Palaute kotiväen tapahtumista on hyvä tapa kehittää tapaamisia, ja samalla mahdollistuu myös muiden tietojen kerääminen, kuten vanhempien yhteistyötoiveiden kartoittaminen. Kirjallinen palaute jonkin sähköisen järjestelmän avulla tai paperilapuilla on suositeltavaa. Pitäkää palautelomake yksinkertaisena ja ytimekkäänä, jotta vanhemmat jaksavat vastata. Suosikaa monivalintakysymyksiä, mutta jättäkää halukkaille tilaa kertoa lisää omin sanoin.
Kutsut kotiväen iltoihin
- Lähettäkää kutsut riittävän ajoissa
- Käyttäkää viestintäkanavaa, joka tavoittaa vanhemmat. Esimerkiksi Wilma ei ole toimiva kanava, jos kaikki vanhemmat eivät ole sitä aktivoineet.
- Huomioikaa, että kaikki eivät mahdollisesti osaa suomea.
- Lähettäkää muistutusviesti muutama päivä ennen tapahtumaa.
- Kertokaa kutsussa, mikä on illan tavoite ja miksi vanhempien on tärkeä osallistua kotiväeniltaan.
- Ilmoittakaa kutsussa illan aikataulu: Alkamisaika, illan ohjelma ja päätymisaika.
- Olkaa valmiita yhteisen kutsun lisäksi myös yksilölliseen viestintään, mikä sille on tarve.
Vuorovaikutteinen ilmapiiri
- Pyrkikää pitämään kotiväen illan ilmapiiri rentona – Pönötyshenkisistä tiedotustilaisuuksista kohti vuorovaikutteisuutta.
- Sanoittakaa vanhemmille, että he ovat tärkeitä yhteistyökumppaneita.
- Varatkaa aina aikaa keskustelulle ja kysymyksille.
Haastava tilanne yhteisössä
Usein yhteisöä koskettavien haasteiden edessä osalliseksi katsotun nuoren vanhempi tai muu huoltaja kutsutaan keskustelemaan tilanteesta. Haasteet harvoin kuitenkaan koskettavat vain osalliseksi nimettyjä henkilöitä vaan kaikkia sen jäseniä. Siksi ryhmää koskettavien haasteiden edessä on tärkeää kutsua kaikki vanhemmat koolle ja käydä tilanne avoimesti läpi, ketään syyttämättä.
Yhtä tärkeää on myös kuulla vanhempien näkemys tilanteesta. Kutsumalla vanhemmat koolle on mahdollista kumota vääriä olettamuksia, jotka syntyvät silloin, kun tietoja tilanteesta kerätään omalta nuorelta ja mahdollisesti toisilta vanhemmilta, ei oppilaitokselta suoraan.
Kun suunnittelette tapahtumaa kriisitilanteen selvittämiseksi:
- Miettikää, mikä on tilaisuuden tavoite, ja kertokaa se kutsussa myös vanhemmille. Kertokaa, miksi on tärkeää, että kaikki osallistuvat.
- Miettikää, miten olette yhteydessä niihin vanhempiin, jotka eivät pääse yhteiseen tapahtumaan.
- Sopikaa, kuka fasilitoi tilaisuuden. Onko tarvetta puolueettomalle ulkopuoliselle fasilitoinnille?
- Päättäkää, tarvitaanko mukaan ulkopuolisia ammattilaisia (esimerkiksi poliisi, nuorisotyö tai sosiaalitoimi).
- Puhukaa asioista rehellisesti ja kertokaa, miten tilanne näkyy oppilaitoksen arjessa ja opettajan työssä.
- Varmistakaa, että kotiväki pääsee kertomaan omat ajatuksensa.
- Varmistakaa illan lopuksi, onko tilaisuuden tavoite saavutettu.
- Sopikaa yhdessä, miten tilanteen seuranta järjestetään ja milloin tavataan uudestaan.