Yhdistyskansio

Puheenjohtaja

Hallituksen puheenjohtajaa sanotaan tavallisesti yhdistyksen puheenjohtajaksi. Hänen on oltava
vähintään 18-vuotias, eikä hän saa olla holhouksenalainen eikä konkurssissa. Puheenjohtajan
täytyy asua Suomessa. Jos puheenjohtajalla ei ole pysyvää asuinpaikkaa Suomessa, tarvitaan
PRH:lta poikkeuslupa.

Puheenjohtaja allekirjoittaa yhdistyksen viralliset asiakirjat. Hän johtaa hallituksen ja usein myös
yhdistyksen kokouksia. Puheenjohtaja edustaa yhdistystä, osallistuu asioiden valmisteluun ja
muihin hallitukselle kuuluviin töihin. Puheenjohtaja ei voi yksin päättää tärkeistä asioista.
Päätökset tekee joko hallituksen tai yhdistyksen kokous.

Puheenjohtaja on yhdistyksen ydinhahmo. Puheenjohtaja on innostaja, hengen luoja ja myös
työnjakaja. Puheenjohtajan päätehtäväalueet ovat:

• hallituksen työskentelyn johtaminen
• yhdistyksen ulkoisten suhteiden hoitaminen
• yhdistyksen toiminnan kehittäminen
• tärkeimpiin käytännön töihin osallistuminen.

Jos puheenjohtaja ei pääse osallistumaan kokoukseen, hänen tehtäviään hoitaa
varapuheenjohtaja. Hallituksen kokoukselle ei voida valtuuttaa muita henkilöitä puheenjohtajaksi.
Eli jos puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ei ole kokouksessa mukana, se ei ole päätösvaltainen.
Varapuheenjohtajaa koskevat samat yhdistyslain (§35) määräykset kuin puheenjohtajaa.

Varapuheenjohtaja

Yhdistyslaissa ei ole mainintaa varapuheenjohtajasta, mutta käytännön yhdistystoiminnassa
varapuheenjohtajan tehtävä on välttämätön. Varapuheenjohtajan tehtävä on toimia
puheenjohtajan sijaisena silloin, kun tämä on estynyt hoitamasta tehtäväänsä, joten hänen on
hyvä hallita yhdistyshallinnon käytännöt. Varapuheenjohtajan tehtävän mielekkyyden kannalta
hänellä on hyvä olla myös jokin erityisvastuualue yhdistyksessä. Varapuheenjohtaja on
puheenjohtajan tärkeä työpari ja usein tuleva puheenjohtajaehdokas.

Sihteeri

Yhdistyksen sihteerin tehtävien hoito perustuu yhdessä puheenjohtajan kanssa sovittuun
työnjakoon. Sihteerin tavallisia tehtäviä ovat seuraavat:

• pöytäkirjojen laatiminen hallituksen kokouksista
• toimintakertomus- ja toimintasuunnitelmaluonnoksien kokoaminen
• yhdistyksen sisäisen viestinnän hoitaminen, asiakirjojen valmistelu, muutosilmoitusten
  hoitaminen PRH:n yhdistysrekisteriin ja Vanhempainliiton toimistolle
• kokousten käytännön järjestelyjen hoitaminen
• yhdistyksen jäsenluettelon ylläpitäminen (voi kuulua myös rahastonhoitajalle)
• yhdistyksen arkistonhoito

Viestintään liittyvät tehtävät kannattaa yhdistyksessä jakaa toiselle henkilölle, jotta sihteerin
työtaakka ei kasva liian suureksi.

Rahastonhoitaja

Rahastonhoitajan vastuulla on yhdistyksen varojen ja raha-asioiden käytännön hoitaminen
yhteistyössä puheenjohtajan kanssa. Hallitus valitsee rahastonhoitajan keskuudestaan tai
hallituksen ulkopuolelta. Rahastonhoitajan tehtävä voidaan jakaa neljään osa-alueeseen:

• kirjanpito
• rahaliikenteen hoito
• hallituksen informoiminen taloudellisesta tilanteesta
• yhdistyksen taloudenpidon valvonta.

Yhdistyksen rahastonhoitaja hoitaa ja seuraa yhdistyksen rahaliikennettä, maksaa laskut, tarkistaa
että mahdolliset jäsenmaksut ja muut tulot tulevat tilille. Hän myös pitää hallituksen ajan tasalla
yhdistyksen taloustilanteesta, tekee tilinpäätöksen ja talousarvion vuosikokoukseen ja hoitaa
mahdollisen veroilmoituksen laatimisen.

Hallituksella on lopullinen vastuu taloudenhoidosta. Hallituksen kokouksen esityslistan
vakiokohtana kannattaa pitää ”Talousasiat”, jossa aina käydään yhdistyksen taloustilanne läpi ja
esitellään muut mahdolliset talousasiat. Toinen vakiokohta esityslistalla voi olla ”Jäsenasiat”.

Toiminnantarkastaja

Toiminnantarkastaja on maallikko, joka tarkastaa yhdistyksen talouden ja hallinnon siinä
laajuudessa kuin se on tarpeen yhdistyksen koko ja toiminnan luonne huomioon ottaen.
Toiminnantarkastajan on annettava tarkastuksestaan kirjallinen toiminnantarkastuskertomus
tilinpäätöksestä päättävälle yhdistyksen kokoukselle.

Toiminnantarkastajan on oltava riippumaton tarkastusta suorittaessaan, joten hän ei voi olla
hallituksen jäsen, varajäsen tai esimerkiksi hallituksen jäsenen puoliso. Toiminnantarkastajien
määrä määritellään yhdistyksen säännöissä. Jos yhdistykselle valitaan yksi toiminnantarkastaja,
hänelle on valittava varahenkilö. Lisätietoa toiminnantarkastuksesta osoitteesta www.prh.fi.

Lataa: Yhdistyksen toimihenkilöiden tehtäviä (pdf)

Kokouskutsun alussa pitää olla mainittu seuraavat pakolliset asiat:

• yhdistyksen nimi
• mikä kokous on kyseessä
• kokouksen aika
• kokouksen paikka, tarkka osoite.

Seuraavat asiat on aina mainittava kokouskutsussa, jos niitä käsitellään kokouksessa:

• yhdistyksen sääntöjen muuttaminen
• kiinteistön luovuttaminen tai kiinnittäminen tai huomattava muu omaisuuden
  luovuttaminen
• äänestys- ja vaalijärjestyksen muuttaminen
• hallituksen tai sen jäsenen tai toiminnantarkastajan valitseminen tai erottaminen
• tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen
• yhdistyksen purkaminen.

Käsiteltävät asiat (Varmista yhdistyksen voimassaolevista säännöistä!)

1. Kokouksen avaus.
2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi
   pöytäkirjantarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa.
3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.
   – Puheenjohtaja kertoo laillisuuden ja päätösvaltaisuuden ehdot, jotka ovat määriteltyinä yhdistyksen säännöissä.
   – todetaan kokouksen osallistujat.
4. Hyväksytään kokouksen esityslista.
5. Esitetään yhdistyksen vuosikertomus, tilinpäätös ja
   toiminnantarkastajan lausunto edelliseltä toiminta- ja tilivuodelta.
6. Vahvistetaan tilinpäätös edelliseltä tilikaudelta sekä päätetään
   vastuuvapauden myöntämisestä yhdistyksen hallitukselle ja muille
   tilivelvollisille.
7. Valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet.
8. Valitaan toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja
   tarkastamaan kuluvan toimintavuoden taloutta ja hallintoa.
9. Vahvistetaan toimintasuunnitelma kuluvaa toimintavuotta varten.
10. Vahvistetaan jäsenmaksun suuruus.
11. Vahvistetaan talousarvio kuluvaa toimintavuotta varten.
12. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
13. Kokouksen päättäminen

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen vuosikokoukseen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

Lataa: Yhdistyksen vuosikokous (pdf)

Lista auttaa uuden puheenjohtajan työssä alkuun.

1. Uuden puheenjohtajan on hyvä käydä perehdytyskeskustelu edellisen puheenjohtajan kanssa.
2. Puheenjohtaja kutsuu koolle hallituksen järjestäytymiskokouksen.
3. Tehkää ilmoitus Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) yhdistysrekisteriin yhdistyksen nimenkirjoittajien muuttumisesta.
4. Päivittäkää tieto yhteyshenkilöiden vaihtumisesta Vanhempainliiton jäsenrekisteriin (FloMembers) tai toimittakaa tieto Vanhempainliiton toimistolle. Päivittäkää yhteystiedot myös yhdistyksen yhteistyökumppaneille.
5. Tehkää tilinkäyttöoikeuksien muutokset pankkiin, muistakaa myös poistaa edellisten toimijoiden tilinkäyttöoikeudet. Yhdistyksen tilin digitaalisten palveluiden pääkäyttäjä voi muokata tilinkäyttöoikeuksia pankin verkkopalveluissa. Pääkäyttäjiä on suositeltavaa olla useampia kuin yksi henkilö. Pääkäyttäjän tai pääkäyttäjien vaihtuessa kannattaa olla yhteydessä pankkiin, jotta muutokset sujuvat vaivattomasti.
6. Päivittäkää uuden hallituksen sähköpostilista ja muut yhteydenpitolistat esim. WhatsApp.
7. Tarkistakaa ja päivittäkää yhdistyksen somekanavien ja digipalveluiden käyttäjätunnukset ja salasanat.
8. Huolehtikaa siitä, että muuttuneet yhteystiedot päivitetään yhdistyksen verkkosivuille ja sosiaaliseen mediaan. Selvittäkää voiko yhdistyksen perustiedot julkaista myös koulun verkkosivuilla ja sähköisissä viestimissä sekä lukuvuositiedotteessa. Hyödynnä yhdistyksen viestinnässä Vanhempainliiton aineistoja kuten Tervetuloa vanhempaintoimintaan -esitettä, jonka voi linkittää yhdistyksen verkkosivulle tai lainata siitä sopivia kohtia oman yhdistyksen toiminnan esittelyyn.
9. Käykää hallituksen kanssa läpi yhdistyksen säännöt, toimintasuunnitelma ja talousarvio.
   Tarkistakaa, milloin säännöt on viimeksi päivitetty. Toiminnan tavoitteista ja sisällöistä on tärkeää keskustella myös koulun väen kanssa (rehtori, vanhempainyhdistyksen yhteyshenkilö).
   Vinkki: Tutustukaa yhdessä Vanhempainyhdistyksen käsikirjaan.
10. Keskustelkaa ja tehkää päätös hallituksen kanssa työnjaosta. Yhdistys voi valita keskuudestaan
    esimerkiksi viestinnästä, tapahtumista ja jäsenhankinnasta vastaavat henkilöt. Työryhmien avulla toimintaan voidaan sitouttaa laajempi joukko toimijoita. Hallituksen tehtäväksi muodostuu näin enemmän hallinnollisista velvoitteista huolehtiminen ja vapaaehtoisten johtaminen. Työryhmissä voi olla esimerkiksi yksi hallituksen jäsen ja sitten muita vapaaehtoisia sopiva määrä. Työryhmät voivat olla teemakohtaisia kuten tapahtumat, liikenneturvallisuus tai kouluruoka.
11. Tehkää yhdessä hallituksen toiminnan vuosikello.
12. Sopikaa hallituksen kanssa yhteisistä toimintatavoista kuten, miten usein kokoonnutaan ja millä tavoin.
13. Huolehtikaa siitä, että hallitus kokoontuu säännöllisesti ja että kaikista kokouksista tehdään
    pöytäkirja. Vasta kun pöytäkirja on tarkastettu ja allekirjoitettu, siitä tulee virallinen dokumentti, joka kertoo, mitä kokouksissa on päätetty ja minkä mukaisesti toimitaan.
14. Pitäkää vaikuttamisasioissa aktiivisesti yhteyttä oman kuntanne kuntakohtaiseen
    vanhempainyhdistykseen.
15. Hyödyntäkää Suomen Vanhempainliiton palvelut:
    – Tilatkaa liiton maksutonta materiaalia ja vinkatkaa aineistoista oman koulun tai päiväkodin ammattilaisille.
    – Osallistukaa Vanhempainliiton tilaisuuksiin.
    – Liittykää mukaan Vanhempaintoimijat verkossa -facebook-ryhmään.
    – Ottakaa yhteyttä! Vanhempainliiton henkilöstön yhteystiedot löytyvät täältä.
    – Osallistukaa Opintokeskus Siviksen maksuttomiin järjestökoulutuksiin. Hyödyntäkää myös Hyvät kokouskäytännöt yhdistystoiminnassa -verkkomateriaali.
    – Vanhempainliitto suosittelee jäsenyhdistyksilleen Yhdistysavaimen verkkosivu- ja
    jäsenrekisteripalvelua. Yhdistysavaimeen voitte tutustua täällä.

Lataa: Vanhempainyhdistyksen uuden puheenjohtajan muistilista (pdf)