Yhdistys ja etäkokoukset

ryhmä ihmisiä luovassa toimistossa

Yhdistyksille pysyvä mahdollisuus etäkokousten järjestämiseen 

Yhdistykset voivat jatkossa pitää kokouksensa kokonaan etäkokouksina. Etäkokouksen järjestämisestä on kuitenkin oltava määräys yhdistyksen säännöissä.  Uusi 11.7.2022 voimaan astunut, lainsäädäntö selventää myös etäosallistumisen tarjoamista ja käyttämistä perinteisissä kokouksissa. Etäosallistumisella voidaan lisätä jäsenistön vaikutusmahdollisuuksia ja aktiivisuutta sekä parantaa myös jäsenten yhdenvertaisuutta.

Jatkossa niin kokonaan etäyhteyksin pidettävissä kuin osittain läsnä ja osittain etänä osallistumiseen perustuvissa ns. hybridikokouksissa kaikilla osallistujilla on täysimääräiset osallistumisoikeudet kokouksen aikana. Täysimääräisillä oikeuksilla tarkoitetaan etäyhteyden avulla toteutettavan läsnäolo-oikeuden  (voi havaita kokouksen aikaiset puheenvuorot ja muut esitykset) lisäksi suullista puheoikeutta ja äänioikeuta kokouksen aikana.

Yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle siten kuin säännöissä on määrätty. Kokouskutsussa on mainittava kokouksen aika ja paikka ja mahdollinen ennakkoilmoittautumisvelvollisuus.

Jos kokoukseen voidaan osallistua myös postitse taikka tietoliikenneyhteyden ja teknisen apuvälineen avulla, tästä on mainittava kokouskutsussa. Kokouskutsussa on lisäksi mainittava tällaisen osallistumisen edellytyksistä, osallistumisen teknisestä toteutuksesta, siihen liittyvistä jäsenen puhevallan käyttämisen mahdollisista rajoituksista sekä siinä noudatettavasta menettelystä.

Yhdistyslaki

Etäkokous ja sähköisen äänestämisen mahdollistavat järjestelmät

Opintokeskus Sivis on koonnut kattavan tietopaketin etäkouksien valmistelusta, työvälineistä sekä sähköisen äänestämisen mahdollistavista järjestelmistä. 

ryhmä ihmisiä luovassa toimistossa

Sovelluksia videotapaamisiin

Monet sovellustoimittajat tarjoavat ns. nonprofit-lisenssejä organisaatioille tai ilmaisia kokeiluversioita (vaatii usein nonprofit-statuksen hakemisen ja/tai kirjautumisen). Yhdistykset ovat poikkeuksellisessa tilanteessa ja monet joutuvat etsimään erilaisia vaihtoehtoja tapaamisten ja tilaisuuksien järjestämiseen. Alle on koottu lyhyt yhteenveto sovelluksista, joita hyödyntämällä yhdistys voi uudella tavalla toteuttaa toimintaansa.

ZOOM

Zoomilla (yksi suosituimmista videosovelluksista tällä hetkellä) on saatavilla ilmainen versio. Kahdenkeskeiset kokoukset on mahdollisia järjestää ilman rajoituksia mutta ryhmäkokoukset (3 tai useampi osallistuja) on rajoitettu 40 min kokouksiin kerralla. Lue lisää täältä ja ota käyttöön.

TEAMS ja SKYPE

Microsoft tarjoaa O365 nonprofit-lisenssiä yhdistyksille ja järjestöille (sisältää Teamsin). O365 käyttöönotto vaatii organisaatiolle nonprofit-statuksen hakemista. Teams on yksi tämän hetken yleisimmistä videosovelluksista ja se mahdollistaa myös isomman osallistujajoukon kerralla ilman istunnon aikarajoitusta. Yksityiseen käyttöön Microsoft tarjoaa Skypea.

GOOGLE MEET

Tarvitset Google-tilin voidaksesi käyttää Google Meetiä. Meet mahdollistaa maksuttoman maks. tunnin kestävän kokouksen  3-100 osallistujalle. Kokousten määrää ei ole rajattu.

WHATSAPP

WA:lla voi myös soittaa videopuheluita, kun kaikilla puheluun osallistuvilla on WA käytössä ja Wi-fi- tai mobiilidatayhteys. Puheluun osallistuvien tulee olla tallennettu yhteystietoihisi. WA videopuhelu mahdollistaa 8 osallistujaa kerralla. Lue lisää täältä (osin englanniksi).

Erilaisia videoneuvottelusovelluksia yllä mainittujen lisäksi on muitakin, kuten avoimen koodin Jitsi meet. Niihin kannattaa tutustua ja kokeilla, mikä on mielestään sopivin.

Hyödyntäkää yhteisötyövälineitä

Ottakaa verkkotyöpajojen ja etätapaamistenne avuksi käyttöön erilaisia vuorovaikutusta lisääviä sovelluksia. Miettikää ennen käyttöönottoa, miten haluatte osallistujat mukaan työskentelyyn ja millaisista sovellusista voisi olla hyötyä.

Google ja Microsoft tarjovat monia erilaisia työkaluja kuten virtuaaliset valkotaulut (Google Jamboard ja Microsoft Whiteboard), esitystyökalut (Google Slide ja PowerPoint) ja pilvitallenustilaa (Google Drive ja Microsoft Onedrive).

Tutustukaa myös näihin:

Flinga – helppokäyttöinen yhteisöllisen tiedonrakentelun työkalu

Padlet – yhteisötyökalu

Mentimeter – vuorovaikutteinen esitystyökalu

Kahoot – pelillinen oppimisympäristö

Techsoup tarjoaa eri sovellustoimittajien tuotteita non-profit organisaatioille.

Trello – projektihallintyökalu

Tietosuojasta huolehdittava

Toiminnan siirtyessä verkkoon ja digitaaliseksi, on tärkeää muistaa myös tietosuoja. Varmistakaa sovelluksia käytettäessä, että tietosuoja toteutuu.