Kun kokous tulee kotisohvalle

Heidi Ristolainen

Kirjoittaja on Espoon vanhempainyhdistykset – KoKoEspoo ry:n puheenjohtaja ja Suomen Vanhempainliiton johtokunnan jäsen.

On lauantaiaamupäivä. Keittiöstä, työhuoneen suljetun oven takaa kuuluu astioiden vaimeaa kolinaa. Isä ja tyttäret valmistelevat syntymäpäiväjuhlia. Itse asettelen tietokoneeseen kuulokkeita korville, sillä Vanhempainliiton johtokunnan etäkokous käynnistyy pian. Tarkkaavaisuus siirtyy pikkuhiljaa arjen äänistä tietokoneen ruutuun ja sen takana oleviin henkilöihin.

Kokouksilla on yhdistystoiminnassa tärkeä rooli. Niissä seurataan toimintasuunnitelman mukaisten toimenpiteiden edistymistä, suunnitellaan ja linjataan tulevaa sekä vahvistetaan yhteistyötä. Vanhempaintoiminnassa kokouksissa keskustellaan tyypillisesti paljon ja kokouksen päättyminen saattaa venyä iltamyöhälle. Vaikka kokoukset olisivat kaikin tavoin kiinnostavia, perhearkeen niitä on joskus vaikea sovitella. Silloin toivottua joustoa voi tuoda etävälineiden hyödyntäminen.

Verkkokokoustyökalujen luotettavuus ja käytettävyys ovat kehittyneet viime vuosien aikana merkittävästi. Vielä muutama vuosi sitten hidas verkkoyhteys saattoi estää osallistumisen kokonaan tai ohjelmisto ei tunnistanut automaattisesti koneen audiolaitteita. Olemme kaikki olleet joskus kokouksessa, jossa joku kuulee muttei voi osallistua puhumalla, toinen seilaa kokouksessa ulos ja sisään yrittäen kuulla jotain, ja jos äänet toimivat, niin kuva pätkii ja esitysmateriaali muuttuu pikseleiksi. Tällaisessa turhaumakokouksessa huomio siirtyy tekniikkaan, kokous etenee tehottomasti ja varsinainen sisältö menee kaikilta ohi.

Kun olemme valmiiksi tuttuja ja verkkoyhteys toimii, keskustelu soljuu mukavasti eteenpäin ja tekniikka vuorovaikutuksen välissä unohtuu.

Nykyisin yhdistyslaki sallii yhdistysten kokouksiin osallistumisen etäkokouksena, mikäli tämä on kirjattu yhdistyksen omiin sääntöihin. Hallituksen kokouksissa rajoituksia etäkokouksien pitämiseen ei ole. Espoon kuntakohtaisen vanhempainyhdistyksen KoKoEspoo ry:n hallitus on testannut Teams-ympäristön käyttöä, jolloin hallituksen jäsen on voinut osallistua tarvittaessa kokoukseen kotoa käsin. Kun olemme valmiiksi tuttuja ja verkkoyhteys toimii, keskustelu soljuu mukavasti eteenpäin ja tekniikka vuorovaikutuksen välissä unohtuu.

Etäkokouksille voi olla tarpeen luoda omat pelisääntönsä, jotta kaikki tulevat tasapuolisesti kuulluiksi. Vanhempainliiton johtokunnan kokouksissa keskustelun tukena ja syventäjänä toimii chat, jonne voi esittää tarkempia huomioita tai vaikka esimerkkejä omasta kunnasta käsittelyssä olevista asioista. Chat on tärkeä väline myös siksi, että sinne dokumentoituvat keskustelun lisäksi kokoukseen liittyminen ja sieltä poistuminen. Tilanne on vähän toisenlainen silloin, kun suurin osa kokouksen osallistujista on läsnä ja vain yksi tai muutama henkilö etänä. Silloin on erityisen tärkeää kiinnittää huomiota etäosallistujan puheenvuoropyyntöihin ja osallisuuden tunteen ylläpitämiseen.

Moninaisessa arjessa kaikenlaiselle yhteydenpidolle on paikkansa.

Etäkokous on paitsi ketterä, myös ekologinen tapa osallistua yhteisön toimintaan. Aina ei ole tarpeen liikuttaa ihmisiä, koska varsinkin liiton, mutta myös monien kuntakohtaisten yhdistysten toiminnassa välimatkat venyvät pitkiksi. Dokumentit voidaan esittää paperimuodon sijaan digitaalisena ja niihin voidaan tehdä saman tien muutoksia päätösten mukaisesti. Videoneuvottelussa voidaan vaihtaa kuulumiset kokouksen aluksi siinä missä tavatessakin. Rohkaisen yhdistyksiä ottamaan käyttöön videokokousten mahdollisuuden. Monesti kokemus etäkokouksen jälkeen on sellainen, että saatiinpa paljon aikaiseksi. Ja aina parempi osallistua etänä kuin jäädä kokonaan ulkopuolelle. Moninaisessa arjessa kaikenlaiselle yhteydenpidolle on paikkansa.