1. Rekisterinpitäjä
Suomen Vanhempainliitto ry, Finlands Föräldraförbund rf Mariankatu 28 B 5, 00170 Helsinki
2. Yhteyshenkilö
Saija Ohtonen-Jones
Mariankatu 28 B 5, 00170 Helsinki
puh. +358 40 577 8815
toimisto@vanhempainliitto.fi
3. Rekisterin nimi
Vanhempainliiton jäsen- ja sidosryhmärekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitus
Vanhempainliiton jäsenyhdistysten yhteyshenkilöiden henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, jäsenyyden ylläpito ja kehittäminen sekä tutkimustoiminta ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta. Käyttötarkoitus pitää sisällään tarkemmin mm. jäsenviestintää, jäsenneuvontaa, jäsenpalveluita ja kyselyitä.
Lisäksi käsittelyn tarkoituksena on Vanhempainliiton toimintaan liittyvien sidosryhmien informoiminen, palvelu ja muu yhteydenpito sekä Liiton oman toiminnan seuraaminen ja kehittäminen. Henkilötietoja voidaan käyttää hankkeiden toteuttamiseen, viestintään, vaikuttamistyöhön, koulutuksista ja tapahtumista viestimiseen sekä selvityksiin ja kyselyihin.
5. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Jäsenyhdistysten yhteyshenkilöiden henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä ja/tai rekisteröidyn suostumukseen sekä oikeutettuun etuun huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä.
Sidosryhmien henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen ja/tai oikeutettuun etuun. Sidosryhmäluettelo sisältää henkilöitä, joiden vastuullinen asema julkisyhteisössä tai elinkeinoelämässä liittyy Vanhempainliiton toiminnanalaan ja työhön. Lisäksi sidosryhmäluettelo sisältää henkilöitä, joiden tehtävä järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa liittyy keskeisesti ja yhteistyön kautta Vanhempainliiton toimintaan.
6. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään Suomen Vanhempainliiton jäsenyhdistysten ja sidosryhmien yhteyshenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen ja yhteistyöhön liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
- Jäsenyhdistyksen tai sidosryhmän nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
- Päiväkodin, koulun tai oppilaitoksen (jonka yhteydessä yhdistys toimii) yhteystiedot.
- Puheenjohtajan/ sihteerin/ hallituksen jäsenen/ muun luottamushenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
- Sidosryhmän yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite.
- Jäsensuhdetta tai sidosryhmää koskevia tietoja kuten yhteydenotot, tapahtumat ja palautteet.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään Suomen Vanhempainliiton verkkosivulla olevalla verkkolomakkeella, sähköpostilla tai puhelimella.
Lisäksi tietojen lähteenä ja tietojen päivittämisessä käytetään sidosryhmien verkkosivuja sekä yritys – ja henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavia viranomaisia ja yrityksiä.
8. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Suomen Vanhempainliiton sähköiseen rekisteriin, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtävien hoitamiseksi.
Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla.
9. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Suomen Vanhempainliitto ei luovuta tietoja ulkopuolisille pois lukien henkilötietolain mukainen toimeksiannon perusteella tapahtuva henkilötietojen käsittely esimerkiksi jäsenlehden postituksessa. Postituspalveluista ja postituksen hoitamisesta on laadittu kirjallinen sopimus.
10. Henkilötietojen säilytysaika
Tiedot poistetaan välittömästi, kun Vanhempainliitolla ei enää ole yhteyttä rekisteröityyn eikä tarvetta säilyttää henkilötietoja tai jos rekisteröity pyytää tietojen poistamista. Rekisterin ajantasaisuus tarkistetaan vähintään kerran vuodessa.
Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsy häntä itseään koskeviin tietoihin sekä oikeus pyytää tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa käsittelyä siltä osin, kuin tietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etu. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (jos käsittely suoritetaan automaattisesti).
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Suomen Vanhempainliitto voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Suomen Vanhempainliitto voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
12. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Saija Ohtonen-Jonesille osoitteeseen toimisto@vanhempainliitto.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Suomen Vanhempainliitto ry
Saija Ohtonen-Jones
Mariankatu 28 B 5, 00170 Helsinki
13. Muutokset tietosuojaselosteeseen ja päivittäminen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 12.5.2022.