Aktiivinen ja huolella suunniteltu viestintä sujuvoittaa yhdistyksen toimintaa, tekee työn näkyväksi ja vahvistaa vanhempien, koulun ja kunnan välistä yhteistyötä.

On hyvä valita vanhempainyhdistyksen hallituksesta henkilö tai henkilöt, jotka ottavat vastuun viestinnästä, mutta parhaimmillaan viestintää tehdään monikanavaisesti yhdessä. Myös lapset ja oppilaat voi ottaa mukaan!

Uusien oppilaiden vanhemmille tieto yhdistyksen toiminnasta voi olla vierasta. Vakiintuneistakin käytännöistä on hyvä muistuttaa säännöllisesti.

Viestintäsuunnitelma

Vanhempainyhdistyksen kannattaa laatia viestintäsuunnitelma osaksi yhdistyksen vuosikelloa, sekä tarvittaessa oma suunnitelmansa jokaiselle yksittäiselle tapahtumalle tai kampanjalle.

Suunnittelussa voitte käyttää apuna näitä avainkysymyksiä:

• MITÄ vanhempainyhdistyksemme haluaa kertoa? = Laaditaan yhdistyksen toiminnalle / tapahtumalle ydinviesti
• KENELLE viestimme on suunnattu? = Määritellään kohderyhmä(t)
• MITEN ja MISSÄ viestimme, jotta tavoitamme kohdeyleisön parhaiten? = Määritellään viestinnän kanavat, työnjako ja aikataulu.
• MIKSI viestimme? = kirjataan viestinnän tavoitteet ja tulokset, joihin pyritään.

Viesti verkossa

Vanhempainyhdistys voi pyytää tiedotteilleen palstatilaa koulun verkkosivuilta, perustaa omat verkkosivut tai blogin ja viestiä aktiivisesti sosiaalisen median kanavissa. Valitkaa käyttöönne sellaiset viestinnän kanavat, joissa parhaiten tavoitatte teille tärkeät toimijat.

Omat verkkosivut on erinomainen kanava viestiä aktiivisten toimijoiden ja jäsenistön lisäksi myös muille yhdistystoimijoille ja suurelle yleisölle. Vanhempainliitto suosittelee verkkosivujen ja jäsenrekisterin ylläpitoon Yhdistysavainta. Vanhempainyhdistyksille räätälöidystä tuotteesta on saatavilla maksullisten versioiden lisäksi kattava ilmaisversio.

Vanhempainyhdistyksen kotisivut ja jäsenrekisteri

Tutustu Yhdistysavain-palveluun (yhdistysavain.fi)

Henkilötietojen käsittely yhdistyksissä

Vaikuttavaa viestintää

Viestinnän keinoin voidaan vaikuttaa monin tavoin lasten ja nuorten sekä perheiden hyvinvointiin. Vanhempainyhdistyksen kannattaa luoda hyvät ja luottamukselliset suhteet päiväkodin ja koulun johtoon ja henkilöstöön, jotta keskinäinen viestintä on sujuvaa ja mutkatonta. Kun haluatte ottaa kantaa lasten, nuorten ja perheiden kannalta tärkeisiin asioihin, kartoittakaa kannanottonne tueksi myös vanhempien ja lasten ajatuksia. Tehkää kysely hyvässä yhteistyössä päiväkodin tai koulun kanssa ja hyödyntäkää arvokkaita tuloksia kannanotoissanne sekä oman toimintanne kehittämisessä.

Tutustu Vanhempainliiton vaikuttamisoppaaseen

Luokaa toimivat suhteet myös paikalliseen mediaan ja tarjotkaa heille valmiita juttuja tapahtumistanne ja toiminnastanne sekä kannanottoja ja vieraskynäkirjoituksia lapsiperheisiin, varhaiskasvatukseen ja opetukseen liittyvistä aiheista. Muistakaa lähettää toimituksiin myös ennakkotietoa ja kutsu, kun järjestätte tapahtumia päiväkodissa, koulussa tai kunnassa.

Vanhempainyhdistyksen toiminta ja tavoitteet tutuksi viestinnän keinoin:

• viestitään toiminnasta aktiivisesti päiväkodin, koulun ja oppilaitoksen vanhemmille eri kanavissa
• osallistutaan säännöllisesti vanhempainiltoihin ja -tapaamisiin omalla puheenvuorolla
• järjestetään kaikille yhteisön (päiväkoti, koulu tai oppilaitos) jäsenille avoimia tapahtumia
• laaditaan vanhemmille ja perheille suunnattuja kyselyitä ja hyödynnetään tuloksia toiminnassa
• pidetään aktiivisesti yhteyttä päiväkodin, koulun tai oppilaitoksen johtoon
• tarjotaan lapsia, nuoria ja perheitä koskevia näkökulmia ja kannanottoja päätöksentekoon
• käydään aktiivista ja rakentavaa dialogia päiväkoti- ja kouluarkeen liittyvissä kysymyksissä vanhempien ja alan ammattilaisten kanssa

Tiedotteen paikka

Vanhempainyhdistyksen nimissä laaditulle tiedotteelle tai kannanotolle tulee olla hallituksen hyväksyntä ja siitä on hyvä olla merkintä hallituksen pöytäkirjassa.

Otsikoi tiedote napakasti niin, että asian ydin käy ilmi heti otsikosta. Kirjoita tiedotteen kärkeen lyhyesti ja ytimekkäästi uutisen tärkein sisältö. Sen jälkeen voit tarvittaessa avata aiheen taustaa ja mainita mahdolliset lähteet. Muista tarkistaa, että tiedotteen lopussa on sen henkilön yhteystiedot, joka vastaa mahdollisiin tiedusteluihin. Varmista, että kyseinen henkilö on tavoitettavissa kun tiedote julkaistaan.